Jak si jednoduše udělat pořádek v dokumentech

Každý papír, který v kanceláři použijete, by měl mít své místo. Pokud je budete jenom skládat na hromádky kolem sebe, brzy se v nich nevyznáte. Vždy, když budete některý potřebovat, budete je muset prohrabávat a každý dokument vzít do ruky. Nezoufejte! Už dávno tu máme pomocníky, kteří vaše papíry v kanceláři i doma zkrotí.

Desky a rychlovazače

Dokumenty, s nimiž pracujeme, přenášíme s sebou, potřebujeme je mít prostě po ruce, nejlépe ochráníme v deskách nebo rychlovazačích. Levným řešením pro zakládání dokumentů jsou levné papírové desky a papírové rychlovazače. Papírové desky mohou být i elegantní, barevné, z luxusního papíru (např. Exacompta, Leitz), které nejsou úplně levné, ale budou vás skvěle reprezentovat na jednáních. Plastové desky a rychlovazače více vydrží a dokumenty lépe ochrání třeba před politím kávou. I zde můžeme volit podle ceny, materiálu a provedení značkové nebo levnější no-name produkty. Speciální desky využijeme pro práci s dokumenty. Desky s klipem pro psaní v terénu, spisové desky, spínací lišty, desky zavíratelné tkanicí, gumičkou či rychlosvorkou pro lepší ochranu papírů. Pro prezentaci dokumentů doporučujeme katalogové knihy.

Pořadače

Pro uložení do skříně, knihovny či archívu se nejlépe osvědčily pořadače. Ať už hledáte pákový pořadač, dvoukroužkový pořadač, nebo čtyřkroužkový pořadač, z dostupné široké nabídky pořadačů pro archivaci si jistě vyberete. K dostání jsou jak papírové pořadače, tak i plastové pořadače mnoha barev. Klasikou mezi pořadači je šanon s pákovým mechanismem, nejčastěji papírový v barvě černé mramorované. Nabídka je ale mnohem širší, co se týče barev, šířky i materiálů, karton může být potažený plastovou fólií zvenku i zevnitř nebo jenom zvenku, základní varianta je papírová.

Pro perforované dokumenty jsou určené dvoukroužkové nebo čtyřkroužkové pořadače. Dvoukroužkový pořadač je vhodný pro archivaci dokumentů perforovaných běžnou děrovačkou. Dvojkroužkové pořadače ve formátech A4 a A5. Z pohledu materiálu si můžete vybrat papírový, polypropylenový či prešpánový dvojkroužkový pořadač. Čtyřkroužkové pořadače jsou vhodné pro archivaci dokumentů s europerforací. Pro zakládání dokumentů v euroobalech využijete pořadače MAXI A4+, které jsou hlubší a širší, aby papíry umístěné v obalech nevyčnívaly. Maxi A4+ má prodlouženou hloubku a většinou bývá kvůli stabilitě i širší 8,0 cm než běžnější 7,5 cm.

Hřbetní štítky na šanony

Díky hřbetním štítkům se v záplavě pořadačů neztratíte. Budete mít v nich pořádek a okamžitě najdete, co zrovna potřebujete. Vybírat můžete ze samolepicích štítků různých formátů podle šířky hřbetu.

Papíry umístěné v pořadačích, správně popsaných a roztříděných už nebudete nikdy dlouho a složitě hledat.

Štítky